ZOR ZAMANLARDA ÝÞÝ SÜRDÜREBÝLMEK VE COVID-19

ZOR ZAMANLARDA ÝÞÝ SÜRDÜREBÝLMEK VE COVID-19
Bu Pazartesi günümüze tüm toplantýlarýmýzýn iptali ve projelerimizin ileri tarihlere atýlmasýyla baþladýk. Ben de bunu bir fýrsat görüp, firmalarýmýzýn bu iþe ne kadar hazýrlýklý yakalandýðýný veya hazýr olmadýklarýný deðerlendirmeye çalýþtým.
Örneðin toplantýlarý erteliyoruz, ama insanlar üretime veya çalýþmaya devam ettikleri için aslýnda riski ertelemiyoruz, hatta yeterli önlem de almýyorsak çaðýrýyoruz. Yani 15 gün sonra bir araya geldiðimizde bir kýsmýmýz arýnmýþ, diðer kýsmýmýz ise riske maruz da kalmýþ olabilir. Ya da yeterli önlem alýnmadýðý için 15 gün sonra operasyonlarýmýzda çalýþacak insan kaynaðý da bulunmayabilir. Ýþte bu kapsamda ülkemiz iþletmelerinin, kuruluþlarýnýn riskleri ne kadar etkin yönettiðine ve iþ sürekliliðini nasýl saðladýðýna odaklanmak istedim.
Ýþ sürekliliði risklerini analiz ettiðimiz ve iþ sürekliliði planlamasý yaptýðýmýz müþterilerimizde olasý afetlerde (deprem-salgýn hastalýk vb.) iþin sürdürülebilirliðini nasýl saðlayacaðýmýz ve hiçbir kayba uðramadan süreci nasýl yöneteceðimiz konusunda planlamalarý da yapmýþtýk, bu planlarý saðlýklý bir þekilde uygulayan ve gerekli aksiyonlarý zamanýnda almýþ olan müþterilerimizin içinde geçtiðimiz süreci en az kayýp veya iþ kaybýna uðramadan geçireceðine hiç þüphemiz yok. Biz her zaman danýþanlarýmýza ve kurumlara;

• Stratejik
• Operasyonel
• Finansal
• Ýnsan Kaynaklarý
• Teknoloji
• Pazar
• Yasal risklerinin pro-aktif bir þekilde her þeyin en yolunda gittiði zamanlarda belirlenmesi ve zor zamanlarda bunlarýn kýlavuzluðundan faydalanýlmasýný önerdik. Malum ülkemizde zora düþmeden hiçbir þey yapmayýz ve tabii bunun bize bilançosu da çok aðýr olur.

Risk adý ne? Salgýn hastalýklar, deprem vb. afetler
Etkilediði göstergeler neler? satýþlarda azalma, ciroda düþme, karlýlýk oranlarýnda düþme, pazar kaybý
Alýnmasý gereken aksiyonlar ne? Bu þirketten þirkete, kurumdan kuruma deðiþmekle beraber her kurumun uygulayabileceði temel aksiyonlar;

• Alternatif depolar oluþturmak,
• Alternatif tedarikçiler belirlemek,
• Uzaktan satýþ teknolojik alt yapýsýný oluþturmak,
• Satýþ ekiplerine uzaktan satýþ ve satýþ aðý yönetimi becerilerini kazandýrmak,
• Ýnternetten satýþ/hizmet seçeneklerini yapýlandýrmak,
• Çalýþanlarýmýza uzaktan çalýþma, verimlilik ve maliyet yönetimi kültürünü yerleþtirmek,
• Uzaktan çalýþma prosedürlerini, yöntemlerini, performans takip sistemlerini (Uzaktan çalýþma el kitabý) ve teknolojik alt yapýsýný hazýrlamak,
• Kritik personeli belirlemek ve yedeklenmesini saðlamak,
• Acil durum yönetiminden sorumlu ekipleri belirlemek ve yedeklenmesini saðlamak, bu ekipleri eðitmek ve gerekli alt yapý ve tatbikatlar konusunda kaynaklarý saðlamak,
• Yabancý uyruklu çalýþanlarýn seyahatlerine veya iþe amadeliklerine iliþkin planlamalarý yapmak vb. gibi birçok konuyu sýralayabiliriz.

Uluslararasý þirketlerde bu hizmeti 10’larca yýl önce verdiðimizde tüm bu planlamalar yapýlmýþ ve yönetim el kitaplarý oluþturulmuþtu, hatta uzaktan çalýþmanýn sadece hizmet sektöründe deðil üretim sektöründe de planlanabileceðini test edebilmiþtik. Tabi bu þirketlerdeki kültür ve kuruluþlarýn sürdürülebilir üretim ve hizmet konusunda hassasiyeti bu çalýþmalarýn daha felaketler yaþanmadan veya bu riskler henüz tehdit deðilken yapýlmasýna etken oldu. Hatta uygulamalarýný bir yýllýk bir programla etkinleþtirdiler.
Benzer çalýþmayý yaptýðýmýz diðer þirketlerdeki uygulamalarýn da bugün iþe yaradýðýný umuyorum.
Düþünelim bakalým, ülkemizde kaç þirket veya kurum iþ sürekliliði planlamasý yapmýþ vaziyette.  Son 6 ay içinde yaptýðýmýz bir çalýþmada temin ettiðimiz istatistiki bir veriyi sizlerle paylaþmak istedim.  Kamu ve özel þirketlerden ve yerel yönetim kuruluþlarýndan seçilen 144 kuruluþta (çalýþan sayýsý 10 ve üzeri)  yapýlan anket çalýþmasýna göre iþ sürekliliði politikasý olan kuruluþ sayýsý 45, iþ sürekliliði planý olan 42, felaket kurtarma merkezi olan 44, yedekli alt yapýsý olan 100, iþ sürekliliði tatbikatý olan 22, hiç birisine sahip olmayan 18. Bu firmalara hangi standartlar uygulanýyor diye sorulduðunda da 80’inin ISO 27001 Bilgi Güvenliði yönetimi alanýnda önlem aldýðýný görüyoruz. BS 25999 (iþ sürekliliði yönetimi standardýný uyguladýðýný belirten kuruluþ sayýsý sadece 12, yani katýlan firmalarýn %8,3’ü. Bizde iþ sürekliliði daha çok Bilgi Teknolojileri Güvenliðine iliþkin süreçler olarak algýlanýyor. Bunun nedeni de geçmiþ 5-10 yýl içinde özellikle orta ölçekli firmalarýmýzýn birçoðunun siber bir atak sonunda önlem almak zorunda kalmalarýdýr. Ya da finansal riskler olarak algýlanmaktadýr.
Tehlike ile karþý karþýya kaldýðýmýzda, yani riske maruz kaldýðýmýzda ne ve nasýl yapacaðýmýzý ve ne kadar hazýrlýklý olup, olmadýðýmýzý görüyoruz. Hatta son bir hafta içinde de uzaktan çalýþma konusunda danýþmanlýk ihtiyaçlarýnýn arttýðýný da fark ettim, iþte proaktif olarak stratejik yönetim ve risk yönetimi uygulayamamanýn artçýlarý….
Þu an yüzleþtiðimiz bu sýkýntýdan hasar almadan veya en az hasar ile kurtulmanýn yolu;

• Üretim tesislerimizde kurum doktoru ile koordineli olarak risk grubuna yakýn personelin idari izinli sayýlmasý,
• Servis ve ulaþým olanaklarýnýn doðrudan kuruluþ tarafýndan saðlanmasý ve araçlarda hijyen kurallarýnýn en üst düzeyde uygulanmasý, 
• Kritik iþlerin ve personelin belirlenmesi ve kritik personelin bu iþe en yatkýn iþ arkadaþý tarafýndan yedeklenmesine olanak saðlayacak iþ baþý eðitimin yapýlmasý
• Ýþi evinden yürütebilecek pozisyon ve unvan sahiplerinin belirlenmesi, iþi evlerinden yapabilmelerine olanak saðlayacak alt yapýlarýn saðlanmasý, çalýþma esaslarýnýn belirlenmesi ve uygulanmasý,
• Uzaktan satýþ teknikleri konusunda satýþçýlarýn bilgilendirilmesi ve müþteri ve bayilerle uzaktan eriþim ile ziyaret ve toplantý planlarý yapmalarýnýn saðlanmasý.

Tehlike geçtikten sonra yapacaðýmýz ise son derece basit, iþimizin sürdürülebilirliðini tehdit eden riskleri saptamak, iþ sürekliliði planlamamamýzý yapmak, risk senaryolarýna baðlý olarak alternatiflerimizi oluþturmak,  teknolojik alt yapýmýzý  ve iþ süreçlerimizi bu tür riskler altýnda sorunsuz çalýþabilir þekilde yeniden yapýlandýrmak, iþletmelerimizi belirli fonksiyonlar için  uzaktan çalýþmaya hazýr hale getirmek, çalýþanlarýmýzý eðitmek, kurum kültürünü oluþturulacak yeni politikalar doðrultusunda geliþtirmek.
Yakýn tarihli bir Gallup araþtýrmasýna göre, ABD iþgücünün% 43'ünün evden çalýþtýðýný, Buffer’ýn Uzaktan Çalýþma 2018 Raporu’nda ise, anket katýlýmcýlarýnýn % 90'ýnýn kariyerlerinin geri kalanýnda uzaktan çalýþmayý planladýklarýný ve% 94'ünün baþkalarýný uzaktan çalýþmaya teþvik ettikleri belirtilmektedir. Bu durum iþverenler açýsýndan da daha küçük ve yaþanabilir ofisleri daha az personel harcamalarý ve idari masraflar demek.
Teknolojik deðiþimin en önemli unsurlarýndan birisi olan uzaktan çalýþma kültürünün iþletmemizde yerleþtirilmesi, orta ve uzun dönemde uzaktan çalýþmaya hazýr olmak için de;

• Uzaktan çalýþma politikasýnýn belirlenmesi
• Uzaktan çalýþmaya uygun iþlerin belirlenmesi
• Uzaktan çalýþmaya uygun ortak çalýþma alaný ve BT teknolojik alt yapýsýný hazýr hale getirilmesi
  • Ekiplerin birbiri ile sürekli baðlý kalmasýný saðlayacak alt yapýlar
  • Uzaktan çalýþýrken, dokümantasyon, iletiþim ve güncellemeleri paylaþmak için bir ortak kullanýma ve veri kaydetmeye olanak saðlayan sistemler
• Uzaktan çalýþmaya yönelik sürecin tanýmlanmasý, süreç risk ve performans göstergelerinin belirlenmesi, ilgili prosedürlerin oluþturulmasý
• Uzaktan çalýþacak personel görev, yetki ve sorumluluklarýnýn bu doðrultuda revize edilmesi
• Uzaktan çalýþacak personel, ücret, yan haklar vb. özlük haklarýnýn yeniden tasarlanmasý
• Uzaktan çalýþacak personelin performans yönetimine yönelik süreçlerin tasarlanmasý

Sabancý Dx tarafýndan bu gün yayýnlanan duyurunun bir kýsmýný da sizinle paylaþmak istedim, baký ne diyor; “Sürdürülebilirlikten ödün vermeden operasyonlarýmýzý yedekledik, operasyonel süreçlerimizin ve sunduðumuz hizmetlerin sürekliliðini tesis eden altyapýlarýmýzý, uzaktan müdahaleyi gerektiren durumlar dahil tüm koþullarda kesintisiz ve eriþilebilir þekilde çalýþmak için yapýlandýrdýk. Bu hassas süreçte sizlere sunmuþ olduðumuz hizmetleri insan ve çalýþan saðlýðýndan ödün vermeden kesintisiz hizmet kalitesi ile sürdürmek için gerekli tüm önlemleri aldýðýmýzý bilmenizi isteriz. “
Unutmayalým ki “Bir defa felaket yaþarsak bir daha plana ihtiyacýmýz olmayabilir!”
Tüm insanlýðýn ve kurumlarýn bu süreci kurumsal ve kiþisel düzeyde en saðlýklý þekilde atlatabilmesini diliyorum.
 
B. Tülin Seçen
www.iccdanismanlik.com.tr
17 Mart 2020 Salý Tülin SEÇEN